Kostlivec v skrini

Firmy a podnikatelia si zvyčajne osvoja postupy a štruktúry, manuály a návody, ktoré spočiatku fungujú dobre. Neskôr však skostnatejú a sú prekážkou pre zmenu. Veľmi sa to ponáša práve na kostlivce s v skrini.

Mnohým vyhovuje status quo. Ich argumenty charakterizujú typické citáty: „Tak sa to predsa robilo vždy.“, „Toto funguje a už sme na to zvyknutí.“ a do tretice „Načo znovu vynachádzať koleso?“. Nikto procesy, manuály, „checklisty“ roky nerevidoval. Dedia sa spolu s agendou z človeka na človeka. Každý nový zamestnanec vo firme ich preberá, ako nemenný dizajn manuál a logotyp firmy. Aj vy máte vo firme nejakú bibliu alebo (často) nepísanú deklaráciu, ktorú nikto nechce spochybniť?

Zotrvačnosť v myslení

Pravidelne prehodnocujte svoje procesy a pýtajte sa, či aj dnes slúžia svojmu účelu. Ale pozor! Človek prirodzene inklinuje k tzv. utvrdzovaniu predpojatosti (confirmation bias).  Až budete prehodnocovať svoju činnosť, nehľadajte len informácie, ktoré by potvrdili to, v čo ste verili aj predtým. Berte v úvahu aj fakty a dôkazy, ktoré odporujú vášmu „dokonalému“ obrazu a súčasnému stavu. Vyhnite sa aj posudzovaniu a rozhodovaniu na základe konania iných. Dajte prednosť svojim vlastným informáciám a poznatkom. Módne trendy sú trendmi okrem iného práve preto, že ich dostatočný počet ľudí bezmyšlienkovito odpozerá a okopíruje od celebrít alebo mediálne známych ľudí.

Organizácie stále robia tie isté chyby. V dynamicky sa meniacom svete bežia podľa starých plánov, iba ich z roka na rok upravia o nejaké to percentíčko. Pritom aj tie najlepšie praktiky (best practices) sa stále menia. Syndróm „To sme neobjavili my“ je opačný extrém k syndrómu: „Nebudeme znovu vynachádzať koleso“. Oba protipóly sú zlé. Človek má tendenciu všímať si úspešné spoločnosti, čo je v poriadku, ale chybne si spája ich úspech iba s určitými vlastnosťami, časom alebo priestorom. Otrocké kopírovanie vlastností úspešných a následný vlastný neúspech, sú deprimujúce. V knihe Haló efekt Phil Rosenzweig poukázal na to, keď sa stane niečo zlé, pripisujeme to na účet náhode, ale keď sa stane niečo dobré, máme tendenciu myslieť si, že je to vďaka šikovnosti.

Zabudnite na minulý výsledok, na včerajšie úspechy a sústreďte sa na dnešné a budúce procesy. Nič nefunguje zotrvačnosťou dlhodobo. Choďte až na  koreň veci. Začnite s otázkou „Prečo?“. Keď sa vraj raz pýtali prezidenta Toyoty, prečo trávi toľko času u výrobnej linky, odpovedal: „Pretože u mňa v kancelárii sa autá nevyrábajú.“

Trením k bankrotu

Z fyziky je známe, že každý pohyb zotrvačnosťou sa v istom momente skončí. Odpor vzduchu, trenie kolies o cestu a ďalšie faktory spôsobia úbytok pohybovej energie a zastavenie vozidla, hoci by sa rútilo aj z Everestu. Podobne to platí aj v podnikaní. Odpor konkurencie, trenie o daňové a iné zákony, úbytok kreatívy, inovácií a zákaziek, spejú do bodu stagnácie, ba až ku konkurzu.

Perpetuum mobile je z ríše vedeckej fantastiky. V praxi nepoznáme ani žiadne zaklínadlo z fantasy literatúry. Zmena nenastane sama od seba. Zo zotrvačnosti sa nevyšmyknete len tak samovoľne. Jednoducho musíte raz začať. Dobrým prvým krokom je popracovať na zmenšení medzery medzi tým, čo chcete urobiť a  tým, čo skutočne aj urobíte. Hovorí sa tomu produktivita. Matematicky vyjadrené je výsledkom rozdiel: “chcené” mínus “urobené”, a ten by mal byt nula. Vtedy je všetko hotové. Hypoteticky ak urobíte viac ako ste chceli, tak je výsledok záporný. Teda získavate čas k dobru.

Vezmime si na paškál napríklad mítingy. Koľko stretnutí sa koná najmä kvôli stretnutiu samotnému? Z pravidelného „meetingovania“ a pondelkových porád sa stáva zvyk a je dosť dobre možné, že pôvodný predmet, dôvod, prečo sa ľudia schádzajú, je už dávno bezpredmetný. Možno stačí nejsť zotrvačne, ale nahodiť motor, zaradiť rýchlosť a predefinovať mítingy. Často pomôže skrátiť čas stretnutia o polovicu a odchádzať s konkrétnymi úlohami zapísanými v diári.

Obdobne sa dá pozrieť na všetky procesy vo firme. Skúste zajtra prísť akoby „po amnézie“, akoby ste boli úplne prvýkrát na pracovisku. Garantujem vám, že si všimnete množstvo činností, ktoré robíte vy alebo kolegovia zo zvyku a zotrvačne a pritom existujú ich efektívnejšie alternatívy. Hľadajte a odhaľujte úzke miesta a zotrvačnosť priebežne. Vyplatí sa to.