Getting Things Done, dnes už kultová kniha učí, že na konci pracovného dňa by mal byť inbox, schránka (stôl, pracovná doska, to-do list…) vyčistené, roztriedené a prázdne. Aby vás inbox nenútil rozmýšľať nad tým, čo ešte nie je dnes doriešené. Nula povinností. Mať všetko hotové. David Allen, autor spomínanej knihy okrem iného píše o jednoduchom pravidle dvoch minút. Ak je niečo, čo neviete vyriešiť do dvoch minút, tak to delegujte na inú osobu, zrušte alebo presuňte do ďalších zložiek podľa priority a kontextu (napr. kontext telefonáty, stretnutia, administratíva, platby). Pravidlo sa osvedčilo ako pri e-mailoch, tak aj pri ďalších úlohách. Pracovných i nepracovných.

Skúste uplatniť pravidlo dvoch minút aj na stretnutia a porady. Veľmi často sa stáva, že už po dvoch minútach viete, či sedíte na káve zbytočne, či je to jedna z mnohých káv, lebo projekt bude dlhodobý alebo či na káve bude sedávať niekto iný namiesto vás. Proti pravidlu dvoch minút hrá znižovanie ceny hovorov a rôzne chatovacie programy. Kedysi sme rátali na sekundy a každý hovor niečo vyriešil, lebo bol drahý. Dnes sa zamotávame do zdvorilostných fráz a debate o počasí a o športových výsledkoch. Lebo je to za babku. Chat je super, ak je daný človek on-line a ak sa problém, otázka vyrieši do dvoch minút. Inak je to zasa len „písmenkovanie“.

Inbox Zero a pravidlo dvoch minút pomáhajú vašej psychike a pokojnému spánku. Nenechajte sa rozladiť tým, že máte knižnice plné neprečítaných kníh, hard disky plné nenapočúvanej hudby a nikdy nepozretých filmov a nikdy nenavštívené destinácie. Pravidlo prázdneho inboxu  pri koníčkoch neplatí a už vôbec nie pravidlo dvoch minút. Tu sa uplatňujú iné kritériá výberu, odporúčaní a momentálnej nálady.